Viele Schüler*innen möchten auch in der Corona-Pandemie das Ende ihrer Schulzeit feiern. Aber jetzt sollten die Abschlussbälle noch besser geplant werden – vor allem, wenn Event-Agenturen beauftrag werden.

"Gerade in Corona-Zeiten, in denen ungewiss ist, ob die geplante Veranstaltung überhaupt stattfinden kann, sollten die Schüler*innen vor dem Abschluss derartiger Verträge besonders aufmerksam sein", rät Carolin Semmler, Juristin bei der Verbraucherzentrale NRW. Damit die Schüler*innen nicht in die Kostenfalle tappen, hat die Verbraucherzentrale NRW nützliche Tipps zusammengestellt.

Wer wird Vertragspartner?
Die erste wichtige Frage ist die, wer Vertragspartner werden soll und welche Pflichten sich daraus ergeben. Häufig sind dies einzelne Schüler*innen. Manchmal erklärt sich auch ein Elternteil oder eine Lehrkraft bereit, die Vertragsverhandlungen zu führen und den Vertrag abzuschließen. Dies kann für die jeweiligen Personen weitreichende Folgen haben, die vor Vertragsschluss dringend beachtet werden sollten. Denn in vielen Verträgen wird der Auftraggeber mit Unterschrift zum Veranstalter des Events. Der Veranstalter ist dann derjenige, der die Agentur mit der Durchführung der Feier beauftragt und der in der Regel auch ein Haftungsrisiko übernimmt.

Welches Haftungsrisiko besteht?
Wird der Vertrag storniert oder werden zu wenig Karten verkauft, haftet in der Regel der Veranstalter, also der Vertragspartner, für die entstandenen Kosten. Auch für den Fall, dass sich Besucher*innen aufgrund mangelnder Sicherung des Veranstaltungsortes verletzen, kann der Veranstalter in Haftung genommen werden. Falls die Agentur eine Veranstalter-Haftpflichtversicherung mit in den Vertrag aufgenommen hat, sollte diese vorab geprüft und die genaue Deckungssumme erfragt werden. Steht im Vertrag kein Hinweis auf eine solche Versicherung, sollte diese separat abgeschlossen werden. Die Kosten für solche Versicherungen richten sich häufig nach der Anzahl der Gäste. Zu empfehlen ist es, vorab entsprechende Versicherungsangebote zu vergleichen.

Welche Leistungen beinhaltet der Vertrag?
Vor dem Vertragsabschluss sollte genau geprüft werden, ob alle Leistungen, die die Schüler*innen wünschen, auch im Vertrag enthalten sind. Hierzu könnten zählen: Die konkrete Art der Verpflegung, Musik, Getränkeflatrate, Bestuhlung, Dekoration oder die Endreinigung. Alle gewünschten Leistungen sollten sich im Vertrag wieder finden und konkret beschrieben werden. So sollte zum Beispiel genau geregelt sein, welche Speisen und Getränke in welcher Form angeboten werden. Ist eine Getränkeflatrate vereinbart, sollten sich die jeweiligen Preise und der Zeitpunkt, bis zu dem die Flatrate gilt, im Vertrag wiederfinden. Werden die Getränke extra – je Bestellung – bezahlt, sollte dem Vertrag eine entsprechende Preisliste beiliegen. Vorsicht ist geboten bei unklaren Formulierungen wie "solange der Vorrat reicht". Eine solche Klausel sollte im Vorfeld konkretisiert werden, in dem zum Beispiel die bevorratete bzw. letztendlich verkaufte Menge an Getränken oder Speisen genau angegeben wird. Wichtig ist auch, die Gästezahl vor Vertragsschluss verbindlich zu ermitteln. Denn eine nachträgliche Reduzierung der im Vertrag angegebenen Gästezahl ist häufig mit Kosten verbunden.

Welche Zahlungsfristen gelten?
Bei der Vertragsprüfung sollten auch die Zahlungsfristen genau unter die Lupe genommen werden. Abschlussjahrgänge sollten überlegen, wann sie die entsprechende Summe, zum Beispiel durch geplante Finanzierungs-Partys, eingenommen haben. Aus dem Vertrag sollte außerdem deutlich hervorgehen, welche finanziellen Folgen es hat, wenn die angegebene Gästezahl nicht erreicht wird. Finden sich im Vertrag hierzu keine Angaben, dann sollten diese Fragen vor Vertragsschluss besprochen und Regelungen dazu in den Vertrag aufgenommen werden.

Kann der Vertrag kostenlos storniert werden?
Insbesondere während der Corona-Pandemie sind Vereinbarungen wichtig, die konkrete Stornierungsbedingungen enthalten, um Unklarheiten und Streitigkeiten im Nachhinein zu vermeiden. Ob im Fall eines behördlichen Veranstaltungsverbotes sich bereits aus dem Gesetz kostenlose Stornierungsmöglichkeiten ergeben, hängt immer von der konkreten Ausgestaltung des Vertrages ab. Kostenlose Stornierungen sind grundsätzlich dann möglich, wenn die Agentur das, wozu sie sich im Vertrag verpflichtet hat, aufgrund eines behördlichen Verbots nicht mehr anbieten darf. Maßgeblich ist also immer, was genau im Vertrag vereinbart war und worauf sich das behördliche Verbot bezieht. Einfacher ist es daher, bereits im Vertrag konkret festzulegen, welche Folgen eintreten sollen, wenn die Veranstaltung nicht oder nicht wie geplant, stattfinden kann.

Tipp und Beratung:
Die Verbraucherzentrale NRW bietet Beratungen. Einige sind für Jugendliche sogar kostenfrei. Ihr könnt euch direkt dort melden oder im Jugendinformationszentrum zeTT. Auch der Kinderschutzbund hat eine Rechtsberatung. Die Kontakte findest du unter dem Text.